La simplification des achats chez Romande Energie avec SAP Fiori

Engagé dans une démarche d’amélioration et de simplification continue, Romande Énergie a mandaté neo technologies pour refondre le processus « Procure-to-Pay » (P2P) et accompagner la simplification de ce processus par une nouvelle interface utilisateur SAP Fiori.

Romande Energie, premier fournisseur d’électricité de Suisse romande, alimente en direct plus de 300 000 clients finaux répartis sur près de 300 communes et possède une expertise dans tous les métiers de l’énergie: production, distribution, commercialisation d’énergie et services énergétiques.

L’enjeu: simplifier

Quelques 300 collaborateurs de Romande Energie réalisent quotidiennement des achats via SAP. Pour Gilles Devals, Responsable des achats du groupe Romande Energie, simplifier le processus à son maximum et proposer l’outil le plus intuitif possible à ses collaborateurs est vite devenu un enjeu majeur.

Proposer un interface utilisateur facilitée nécessite en premier lieu de simplifier drastiquement le processus luimême. Simplification du plan de compte, suppression de la demande d’achat, détermination automatique des données comptables, workflow de validation, aides à la recherche: les axes de travail ont été nombreux. Opérer cette simplification tout en conservant les exigences du contrôle de gestion, de la comptabilité et des achats était un réel défi. L’avantage de neo technologies par rapport à la plupart des autres prestataires est une maîtrise transverse de ces domaines fonctionnels combinée à une réelle expertise technique SAP.

Une fois le processus simplifié, comment en tirer un maximum de bénéfices? Vincent Reinach, consultant P2P et chef de projet pour neo technologies, résume les attentes: « L’interface utilisateur doit être au service du processus. SAP Fiori nous permet d’utiliser les codes du e-commerce actuel (web-based, des pages épurées, un guidage par étape et une logique de composition du panier) tout en s’intégrant nativement avec l’intelligence métier de l’ERP ».

Le projet en bref

Client:
Romande Energie
Secteur d'activité:
production, distribution et commercialisation d’énergie / services énergétiques
Zone d'activité:
Suisse romande
Mission:
Simplifier les processus achats et fournir une nouvelle interface utilisateur ergonomique et intuitive
Consultant:
neo technologies
Mise en œuvre:
6 mois
Utilisateurs:
300
Avantages principaux:

interface facile et agréable à utiliser, simplification de la création et de la validation des commandes, mobilité accrue (application accessible sur smartphones et tablettes).

Des résultats visibles et appréciés par l’ensemble des collaborateurs: « Les retours ont été très positifs dès le 1er jour. J’ai reçu des messages de remerciements de tous les niveaux de l’entreprise, du collaborateur réalisant un achat sur chantier au directeur chargé de la validation », s’enthousiasme Gilles Devals. « L’interface est beaucoup plus simple: créer une commande, rechercher ses données, valider ou refuser un achat, tout est instinctif ». Dans les mois à venir, le contrôle et la validation des factures fournisseur sera elle aussi intégrée à Fiori.

Une « expérience projet » nouvelle dans l’écosystème SAP

Pour accompagner Romande Energie dans son premier projet Fiori, neo technologies s’est appuyé sur BUILD, outil de maquettage d’application Fiori fourni par SAP. Cet outil garantit le maquettage d’applications respectant les codes, la faisabilité et le « look & feel » Fiori. Ainsi une application conçue spécifiquement pour un client se comporte de manière similaire à une application standard: l’expérience utilisateur est identique.

BUILD est un outil cloud: partager les maquettes avec le client et visualiser en « live » les modifications apportées lors des ateliers de design est un jeu d’enfant. La conception des applications s’en retrouve grandement facilitée et la coopération client-intégrateur particulièrement efficace par rapport aux projets SAP traditionnels.

Les bonnes personnes, au bon endroit, au bon moment

« Nous sommes extrêmement satisfaits du résultat, du suivi du projet et des propositions faites par neo technologies pour simplifier au maximum nos processus métier. C’était un travail de professionnels, possédant à la fois les connaissances métier et l’expertise technique. » résume Gilles Devals. Il salue la qualité de la collaboration, que confirme de son côté Vincent Reinach: « L’ouverture de Romande Energie à toute piste de simplification possible a été déterminante. L’énergie consacrée par l’équipe achat à convaincre la hiérarchie et les collaborateurs du bien-fondé de la démarche se retrouve clairement dans la qualité des applications ».

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